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Office Manager

Bruxelles, Belgium

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 Within the Niboo group (including Niboo, Niboo France, Niboo Tunisia, Niboo Overseas), the team is growing and we are looking for our future office manager & HR officer.

A true Swiss army knife and pillar of the company, you ensure the smooth daily operation of our offices and support our employees from their recruitment to their well-being with us.

Your mission is divided into several key areas ranging from human resources management to financial administration, as well as internal project management and event organisation.

Customer Relations
Personal Growth
Autonomy
Administrative work
Technical Expertise
Profil recherché

Êtes-vous la personne que nous cherchons ?

Responsabilités

  • Office Management & Comptabilité
  • Recrutement & Onboarding
  • Ressources Humaines & Gestion du Personnel
  • Projets Internes & Événementiel

Compétences nécessaires

  • Vous avez une expérience de deux ans dans un rôle similaire d'Office Manager, d'Assistant(e) de Direction ou de HR Officer.
  • Polyvalence & résilience : vous êtes capable de jongler entre une urgence RH, un encodage de facture et l'organisation d'un événement, sans perdre le sourire. Vous savez gérer les priorités et n'avez pas peur d'être interrompu(e) dans vos tâches.
  • Vous êtes rigoureux(se) et structuré(e) pour la partie comptable (encodage de factures, lettrage).
  • Vous êtes un(e) excellent(e) communicateur/trice, doté(e) d'une grande intelligence émotionnelle et d'un sens aigu de la confidentialité.

Le petit truc un plus !

  • La connaissance d'un ERP (comme Odoo) est un sérieux atout.
  • Vous possédez des bases en législation sociale belge et en gestion de la paie.
  • Des compétences analytiques avancées.
Profile we're looking for

Are you the person we're looking for?

Responsibilities

  • Office Management & Bookkeeping
  • Onboarding
  • Human Resources & People Management
  • Internal Events

Required skills

  • You have two years of experience in a similar role as Office Manager, Executive Assistant, or HR Officer.
  • Versatility & resilience: you can juggle an HR emergency, an invoice entry, and event organization, all without losing your smile. You know how to manage priorities and aren't afraid of being interrupted mid-task.
  • You are rigorous and structured when it comes to bookkeeping (invoice entry, reconciliation).
  • You are an excellent communicator, with strong emotional intelligence and a sharp sense of confidentiality.

Nice to have

  • Knowledge of an ERP (such as Odoo) is a strong asset.
  • You have a basic understanding of Belgian labor law and payroll management.
  • Advanced analytical skills.


Qu'est-ce qui est génial dans ce travail?

Votre mission se divise en plusieurs axes clés, allant de la gestion des Ressources Humaines à l'administration financière, en passant par la gestion de projets internes et l'organisation d'événements.

What's so great about this job?

Your mission is divided into several key areas, ranging from Human Resources management to financial administration, including internal project management and event organization.

2 - Ressources Humaines & Gestion du Personnel

  • Point de contact privilégié : vous répondez aux questions quotidiennes de l'équipe (congés, voitures de société, fiche de paie, notes de frais, etc.) et assurez le lien avec notre secrétariat social ainsi que divers partenaires (Actiris, Forem, écoles, etc.).
  • Gestion administrative RH : rédaction des avenants (télétravail, clause de non-concurrence), mise à jour du ROI et des documents de politique interne (budget mobilité, matériel, etc.), gestion des conventions de stage.
  • Paie : suivi et préparation de la paie (congés, heures supplémentaires, budget mobilité, paiement des salaires, chèques-repas, etc.).


1 - Office Management

  • Gestion des locaux : gestion des commandes et fournitures, organisation des bureaux.
  • Administration générale : traitement efficace des boîtes mails (tri, réponses, suivis), gestion de la centrale téléphonique et traitement du courrier et des colis.
  • Projets transverses : suivi de dossiers administratifs plus complexes (subsides, dossiers d'optimisation, conventions diverses).


3 - Onboarding

  • Intégration : vous préparez l'arrivée de nos nouveaux talents (contrats, Dimona, affiliation aux avantages extralégaux, matériel). Vous accueillez les nouveaux venus et leur présentez l'entreprise (visite, organigramme).





4 - Projets & Événementiel

  • Organisation d'événements : prise en charge de A à Z de nos événements d'équipe (teambuildings, repas d'entreprise, anniversaires) et de notre voyage annuel « Skiboo » (recherche du chalet, logistique, communication interne).
  • Projets transverses : suivi de dossiers administratifs plus complexes (subsides, dossiers d'optimisation, conventions diverses).


2 - Human Resources & Personnel Management

Primary point of contact: you respond to the team's daily questions (leave, company cars, payslips, expense reports, etc.) and ensure the link with our social secretariat as well as various partners (Actiris, Forem, schools, etc.).

HR administrative management: drafting amendments (telework, non-competition clause), updating the ROI and internal policy documents (mobility budget, equipment, etc.), managing internship agreements.

Payroll: monitoring and preparing payroll (leave, overtime, mobility budget, salary payments, meal vouchers, etc.).

1 - Office Management

Facility management: management of orders and supplies, organization of offices.

General administration: pre-accounting activities (invoices, purchases, etc.) efficient handling of email inboxes (sorting, responses, follow-ups), management of the telephone switchboard, and processing of mail and packages.


4 - Projects & Events

Event organization: taking care of our team events (teambuildings, company meals, anniversaries) and our annual trip "Skiboo" (searching for the chalet, logistics, internal communication) from A to Z.

Cross-functional projects: monitoring more complex administrative files (subsidies, optimization files, various agreements).

3 - Onboarding

Onboarding: you prepare for the arrival of our new talents (contracts, Dimona, affiliation with extra-legal benefits, equipment). You welcome newcomers and introduce them to the company (tour, organizational chart).




Avantages

Ce que nous offrons

Un poste central, avec de réelles responsabilités et un impact direct sur le bien-être de l'équipe et le succès de l'entreprise. Un environnement de travail dynamique où aucune journée ne se ressemble, et l'opportunité de prendre des initiatives sur des projets variés (RH, Admin, Event).

Un chouette package salarial : un brut intéressant (qui évolue chaque année, système de barèmes), budget mobilité, télétravail, DKV, chèques-repas, frais de représentation et abonnement de téléphone.

Temps de travail

Un poste à mi-temps, avec un package salarial attractif.

Équipe

Une équipe jeune et dynamique, au sein d'un groupe en pleine expansion.

Autonomie

Une place privilégiée avec de l'autonomie et de réelles possibilités d'évolution.

Variété

Un job varié, avec des responsabilités et des missions qui ne se ressemblent pas.

Benefits

What we offer

A central role, with real responsibilities and a direct impact on the team's well-being and the company's success. A dynamic work environment where no two days are alike, and the opportunity to take initiative on a variety of projects (HR, Admin, Events).

A great salary package: an attractive gross salary (which grows each year through a scale system), mobility budget, remote work, DKV health insurance, meal vouchers, expense allowance, and phone subscription.

Working hours

A part-time role, with an attractive salary package.

Team

A young, dynamic team, part of a fast-growing group.

Autonomy

A key position with real autonomy and genuine opportunities for growth.

Variety

A varied job, with responsibilities and missions that change every day.

About us

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